Jak przygotować firmę na słabszy sezon sprzedażowy? Te decyzje mogą uchronić biznes przed problemami

Spadek sprzedaży nie zawsze oznacza, że firma zaczyna tracić klientów lub ma źle dobraną ofertę. W wielu branżach słabsze miesiące są naturalnym elementem roku. Problem pojawia się wtedy, gdy przychody maleją, a czynsz, wynagrodzenia, składki, raty leasingowe i pozostałe zobowiązania nadal trzeba regulować w terminie. Firma może zakończyć rok z zyskiem, a mimo to przejściowo zabraknie jej pieniędzy na bieżące wydatki.

Dlatego przygotowanie do słabszego sezonu powinno rozpocząć się wtedy, gdy sprzedaż jeszcze dopisuje. Kluczowe jest sprawdzenie, ile pieniędzy firma rzeczywiście potrzebuje do funkcjonowania, które koszty można ograniczyć bez szkody dla działalności i jak utrzymać kontakt z klientami w okresie mniejszego popytu.

Dlaczego słabszy sezon może zagrozić nawet dobrze prosperującej firmie?

Sezonowość sprzedaży występuje w wielu branżach, choć nie zawsze w tym samym okresie.

Firmy ogrodnicze mogą notować mniejsze zainteresowanie częścią usług zimą. Sklepy z artykułami sezonowymi często zarabiają najwięcej w kilku wybranych miesiącach. Niektóre firmy szkoleniowe obserwują spadek liczby zamówień podczas wakacji, a przedsiębiorstwa świadczące usługi turystyczne poza głównym sezonem mogą mieć znacznie mniej klientów.

Sam spadek popytu nie musi oznaczać problemu. Przedsiębiorstwo, które uwzględnia go w budżecie, może funkcjonować stabilnie przez cały rok.

Zagrożenie pojawia się wtedy, gdy wydatki zostały zaplanowane na podstawie przychodów z najlepszych miesięcy.

Wyobraź sobie firmę, która w szczycie sezonu generuje 100 tys. zł miesięcznej sprzedaży. Właściciel decyduje się wynająć większy lokal, zwiększyć zatrudnienie i podpisać długoterminowe umowy na dodatkowe usługi.

Po zakończeniu sezonu sprzedaż spada do 45 tys. zł, ale znaczna część nowych kosztów pozostaje niezmienna.

Firma może nadal mieć klientów i realizować zamówienia, a jednocześnie coraz szybciej wykorzystywać zgromadzoną gotówkę.

Najważniejszym zagrożeniem jest więc nie sam spadek sprzedaży, lecz brak dostosowania zobowiązań do realnych możliwości finansowych przedsiębiorstwa.

Jak przewidzieć słabsze miesiące, zanim pojawią się problemy?

Pierwszym krokiem powinno być przeanalizowanie wyników sprzedaży z poprzednich okresów.

Jeśli firma działa przynajmniej dwa lata, można porównać przychody osiągane w poszczególnych miesiącach. Warto przy tym sprawdzić również liczbę transakcji, średnią wartość zamówienia i udział poszczególnych produktów lub usług w sprzedaży.

Nie wystarczy jednak porównać stycznia z grudniem. W wielu branżach takie zestawienie niewiele mówi o rzeczywistym trendzie.

Znacznie bardziej użyteczne jest porównanie stycznia bieżącego roku ze styczniem poprzedniego roku, a następnie sprawdzenie, jak zmieniała się sprzedaż w kolejnych miesiącach.

Jakie dane powinien przeanalizować właściciel firmy?

• Przychód miesięczny – pokazuje, kiedy występują największe spadki sprzedaży.

• Liczba zamówień – pozwala odróżnić mniejszy popyt od spadku wartości pojedynczego zakupu.

• Marża na produktach i usługach – pokazuje, które części oferty rzeczywiście przynoszą pieniądze na pokrycie kosztów.

• Terminy wpływu należności – pomagają przewidzieć, kiedy środki faktycznie pojawią się na rachunku.

• Koszty stałe i zmienne – pozwalają sprawdzić, jak spadek sprzedaży wpłynie na wynik finansowy.

• Stan zapasów – ujawnia, ile środków pozostaje zamrożonych w niesprzedanych towarach.

Przykładowo firma może zauważyć, że od trzech sezonów sprzedaż w lutym jest wyraźnie niższa niż w listopadzie. Jeśli zjawisko się powtarza, nie powinno być traktowane jako niespodziewany kryzys.

Trzeba jednak uwzględnić również zmiany cen, nowych konkurentów, rozwój firmy i wydarzenia jednorazowe. Historia sprzedaży pomaga planować, ale nie gwarantuje powtórzenia dokładnie takich samych wyników.

Policz, ile kosztuje utrzymanie firmy bez nowych zamówień

Jednym z najważniejszych pytań przed słabszym sezonem jest to, ile pieniędzy firma musi wydać nawet wtedy, gdy nie pozyska żadnego nowego klienta.

W tym celu należy oddzielić koszty stałe od zmiennych.

Koszty stałe to wydatki, które nie zmniejszają się automatycznie wraz ze spadkiem sprzedaży. Mogą obejmować wynajem lokalu, część wynagrodzeń, abonamenty, obsługę księgową czy raty leasingowe.

Koszty zmienne są bardziej bezpośrednio związane z działalnością. Należą do nich na przykład materiały zużywane do produkcji, zakup sprzedawanych towarów, prowizje transakcyjne lub koszty dostawy.

Przykładowy budżet niewielkiej firmy

Załóżmy, że przedsiębiorstwo ponosi następujące miesięczne koszty stałe:

To fikcyjny przykład służący do pokazania sposobu obliczeń, a nie zestawienie przeciętnych kosztów polskiej firmy.

Przedsiębiorstwo potrzebuje 21 tys. zł miesięcznie na same wymienione wydatki. Nie uwzględniono tu między innymi kosztów zmiennych, podatków zależnych od wyniku ani wszystkich możliwych zobowiązań.

Jeżeli słabszy okres potrwa trzy miesiące, koszty z tabeli wyniosą łącznie 63 tys. zł.

Nie oznacza to automatycznie konieczności posiadania takiej kwoty w rezerwie. Część wydatków zostanie pokryta przez wpływy ze sprzedaży. Rezerwa powinna zabezpieczać przewidywaną różnicę między wydatkami a dostępnymi środkami oraz nieprzewidziane problemy.

Taki rachunek pokazuje jednak, dlaczego nawet kilkutygodniowy spadek przychodów może być niebezpieczny dla firmy działającej bez odpowiedniego zapasu gotówki.

Przygotuj prognozę przepływów pieniężnych, a nie tylko plan sprzedaży

Wynik finansowy i stan konta bankowego nie zawsze pokazują tę samą sytuację.

Firma może wystawić fakturę na 30 tys. zł i wykazać przychód zgodnie z właściwymi zasadami księgowymi, ale otrzymać zapłatę dopiero za kilkadziesiąt dni.

W tym czasie musi regulować własne zobowiązania.

Dlatego przed słabszym sezonem szczególnie przydatna jest prognoza przepływów pieniężnych, określana również jako cash flow.

Nie musi to być skomplikowany system finansowy. W małej firmie wystarczy arkusz pokazujący przewidywane wpływy, wydatki i saldo na koniec każdego tygodnia.

Przykład: firma wchodzi w słabszy sezon z rezerwą 30 tys. zł

Załóżmy, że przedsiębiorstwo ma 30 tys. zł dostępnych środków. W kolejnych trzech miesiącach prognozuje następujące przepływy:

W przedstawionym scenariuszu firma przetrwa trzy miesiące bez ujemnego salda, ale rezerwa zmniejszy się o 19 tys. zł.

Przedsiębiorca widzi więc wcześniej, że przy utrzymaniu podobnej sytuacji przez kolejne miesiące może dojść do problemów.

Taką prognozę trzeba regularnie aktualizować. W okresie podwyższonego ryzyka warto robić to co tydzień, ponieważ opóźnienie jednej większej płatności może istotnie zmienić sytuację.

Zbuduj rezerwę finansową jeszcze podczas dobrego sezonu

Jednym z częstych błędów jest traktowanie całej nadwyżki z najlepszych miesięcy jako pieniędzy dostępnych na rozwój firmy lub prywatne wydatki właściciela.

Tymczasem przedsiębiorstwo sezonowe powinno uwzględniać fakt, że część rocznych przychodów musi wystarczyć na pokrycie kosztów w miesiącach, gdy sprzedaż będzie niewielka.

Nie istnieje jedna uniwersalna wysokość rezerwy właściwa dla wszystkich firm.

Inne potrzeby ma jednoosobowa działalność usługowa, a inne przedsiębiorstwo utrzymujące lokal, magazyn i kilku pracowników.

Dobrą metodą jest oszacowanie największego przewidywanego niedoboru gotówki w słabszym okresie, a następnie powiększenie tej wartości o bufor bezpieczeństwa.

Jak obliczyć potrzebną rezerwę?

Przyjmijmy, że firma prognozuje przez trzy miesiące następujące niedobory:

• pierwszy miesiąc – 5 000 zł;

• drugi miesiąc – 8 000 zł;

• trzeci miesiąc – 4 000 zł.

Łączny przewidywany niedobór wynosi 17 tys. zł.

Jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się dodatkowo zabezpieczyć 10 tys. zł na nieprzewidziane wydatki, docelowa rezerwa wyniesie 27 tys. zł.

To tylko przykład. W praktyce trzeba uwzględnić istniejące oszczędności, terminy zobowiązań oraz możliwe opóźnienia płatności.

Nie należy również mylić rezerwy operacyjnej ze środkami przeznaczonymi na podatki czy inne zobowiązania, które firma ma już obowiązek uregulować.

Które koszty ograniczyć przed spadkiem sprzedaży?

Gdy przedsiębiorca przewiduje mniejsze przychody, naturalnym odruchem jest szukanie oszczędności.

Problem w tym, że nie każdy wydatek warto ograniczać.

Pochopne zmniejszenie budżetu reklamowego, rezygnacja z ważnego pracownika czy pogorszenie jakości obsługi mogą dodatkowo obniżyć sprzedaż.

Znacznie lepsze efekty daje podział kosztów na trzy grupy.

1. Wydatki konieczne do utrzymania działalności

Do tej grupy należą koszty, których ograniczenie mogłoby bezpośrednio zagrozić funkcjonowaniu firmy.

Mogą to być wynagrodzenia, podstawowe systemy informatyczne, utrzymanie lokalu, obowiązkowe opłaty czy usługi niezbędne do realizacji zamówień.

Nie oznacza to, że ich wysokości nie można negocjować. Trzeba jednak unikać decyzji, które uniemożliwią dalszą działalność.

2. Wydatki możliwe do zmniejszenia

Tutaj często pojawiają się najbardziej racjonalne oszczędności.

Przykładem są niewykorzystywane abonamenty, nadmierne zakupy materiałów, nieopłacalne kampanie reklamowe lub usługi wykupione z myślą o większej skali działalności.

Jeżeli firma płaci za trzy narzędzia realizujące podobne zadania, warto sprawdzić, czy rzeczywiście potrzebuje wszystkich.

3. Wydatki, które można przesunąć

Niektóre inwestycje są uzasadnione, ale niekoniecznie muszą zostać zrealizowane przed słabszym sezonem.

Zakup nowych mebli, wymiana sprawnego wyposażenia czy rozbudowa biura mogą poczekać, jeśli ich odłożenie nie wpływa negatywnie na bezpieczeństwo i realizację usług.

Najlepsze cięcia kosztów to takie, które poprawiają płynność bez niszczenia zdolności firmy do zarabiania w kolejnych miesiącach.

Uważaj na magazyn – niesprzedany towar może zablokować gotówkę

W handlu jednym z największych zagrożeń podczas słabszego sezonu jest zbyt duży zapas produktów.

Towar znajdujący się w magazynie ma określoną wartość, ale nie można z niego opłacić czynszu czy wynagrodzeń, dopóki nie zostanie sprzedany lub w inny sposób zamieniony na gotówkę.

Wyobraź sobie sklep, który po intensywnym sezonie ma produkty o koszcie zakupu wynoszącym 80 tys. zł.

Jeżeli znaczna część asortymentu nie znajdzie nabywców przez kilka miesięcy, pieniądze pozostaną zamrożone.

Dodatkowo niektóre produkty mogą tracić wartość, wychodzić z mody albo wymagać kosztownego przechowywania.

Jak ograniczyć ryzyko nadmiernego zatowarowania?

Przed słabszym okresem sprawdź, które produkty sprzedają się regularnie, a które zalegają od dłuższego czasu.

Następnie ogranicz zamówienia pozycji o niskiej rotacji i przeanalizuj możliwość sprzedaży zapasów przed końcem sezonu.

Nie oznacza to konieczności organizowania wyprzedaży wszystkiego za każdą cenę.

Obniżka może poprawić przepływy pieniężne, ale jeżeli cena spadnie poniżej ekonomicznie uzasadnionego poziomu, firma poniesie dodatkową stratę.

Warto również negocjować z dostawcami mniejsze partie towaru lub częstsze dostawy, jeśli warunki współpracy na to pozwalają.

Czasami nieco wyższy koszt jednostkowy przy mniejszym zamówieniu jest korzystniejszy niż duży rabat wymagający zamrożenia znacznej kwoty w magazynie.

Nie obniżaj wszystkich cen tylko dlatego, że klientów jest mniej

Spadek zainteresowania ofertą często skłania przedsiębiorców do natychmiastowych promocji.

Obniżki mogą być skuteczne, ale ich wpływ na rentowność bywa niedoceniany.

Załóżmy, że produkt kosztuje klienta 100 zł, a jego koszt zmienny wynosi 60 zł.

Przed obniżką firma uzyskuje 40 zł marży na pokrycie kosztów stałych i zysku.

Jeżeli cena zostanie zmniejszona do 80 zł, a koszt zmienny nie ulegnie zmianie, marża spadnie do 20 zł.

Oznacza to, że firma musi sprzedać dwa razy więcej sztuk, aby uzyskać taką samą łączną marżę jak wcześniej.

To uproszczony przykład, w którym wszystkie kwoty są porównywalne i pomijamy podatki oraz dodatkowe efekty promocji.

Wniosek jest istotny: obniżenie ceny o 20% może zmniejszyć marżę jednostkową aż o 50%.

Dlatego promocje należy planować na podstawie rzeczywistej marży, a nie wyłącznie procentowej wysokości rabatu.

Lepszym rozwiązaniem może być czasami przygotowanie pakietu usług, oferty dla stałych klientów albo produktu o niższym koszcie realizacji.

Jak utrzymać sprzedaż w okresie mniejszego popytu?

Słabszy sezon nie musi oznaczać całkowitego zatrzymania działań sprzedażowych.

W wielu firmach jest to dobry moment na dotarcie do klientów, którzy wcześniej interesowali się ofertą, ale nie zdecydowali się na zakup.

W pierwszej kolejności przeanalizuj dotychczasową bazę klientów i ich rzeczywiste potrzeby.

Nie chodzi o wysyłanie przypadkowych promocji do wszystkich kontaktów. Komunikacja marketingowa musi uwzględniać wymagane zgody i obowiązujące zasady ochrony danych.

Znacznie skuteczniejsze może być zaproponowanie usługi odpowiadającej aktualnej sytuacji klienta.

Przykład firmy ogrodniczej

Przedsiębiorstwo zajmujące się zakładaniem ogrodów ma najwięcej pracy wiosną i latem.

Jesienią zainteresowanie nowymi realizacjami może spadać.

Zamiast sztucznie obniżać ceny wszystkich usług, firma może przygotować ofertę jesiennych porządków, zabezpieczania roślin i planowania prac ogrodowych na kolejny sezon.

Nie każdy klient będzie zainteresowany takim rozwiązaniem, ale oferta pozostaje związana z kompetencjami przedsiębiorstwa.

Przykład firmy szkoleniowej

Firma organizująca szkolenia stacjonarne obserwuje spadek zamówień w miesiącach wakacyjnych.

Może wykorzystać ten czas do przygotowania materiałów online, aktualizacji programów i wcześniejszego umawiania szkoleń na jesień.

Nie musi to natychmiast przynieść dodatkowych przychodów. Może jednak poprawić wykorzystanie czasu i zwiększyć gotowość do obsługi zamówień, gdy popyt powróci.

Czy warto wprowadzić dodatkową usługę na słabszy sezon?

Dywersyfikacja przychodów może zmniejszyć zależność firmy od jednego rodzaju zamówień.

Nie oznacza to jednak, że każda działalność sezonowa powinna natychmiast uruchamiać nową linię biznesową.

Nowa usługa wymaga czasu, odpowiednich kompetencji, promocji i często dodatkowych wydatków.

Przed podjęciem decyzji należy sprawdzić, czy firma może wykorzystać posiadany sprzęt, pracowników i relacje z klientami.

Przykładowo firma zajmująca się montażem klimatyzacji może rozważyć usługi konserwacji i przeglądów wykonywane poza szczytem sezonu, jeżeli ma odpowiednie uprawnienia oraz warunki techniczne.

Z kolei przedsiębiorstwo sprzedające sezonowe dekoracje może poszerzyć ofertę o produkty całoroczne, ale wcześniej powinno sprawdzić popyt i marżę.

Najbardziej ryzykowne jest rozpoczynanie nowej działalności wyłącznie dlatego, że dotychczasowa sprzedaż chwilowo spadła.

Jeśli nowa oferta generuje duże koszty początkowe, może pogłębić problemy zamiast je rozwiązać.

Przyspiesz wpływy od klientów, zanim zabraknie gotówki

W przypadku firm usługowych i przedsiębiorstw współpracujących z innymi firmami duże znaczenie mają terminy płatności.

Można realizować wiele zleceń i jednocześnie mieć coraz mniej pieniędzy na koncie, jeśli kontrahenci płacą z opóźnieniem.

Przed słabszym sezonem przeanalizuj strukturę należności.

Sprawdź, którzy klienci płacą terminowo, gdzie pojawiają się opóźnienia i jaka część planowanych wpływów zależy od kilku dużych kontrahentów.

Przy nowych umowach można rozważyć zaliczki, płatności etapowe albo krótsze terminy rozliczeń, o ile są odpowiednie dla rodzaju usługi i zgodne z obowiązującymi zasadami.

Nie należy jednostronnie zmieniać warunków już zawartych umów.

Co zrobić z zaległymi fakturami?

Zacznij od uporządkowania należności i ustalenia, które terminy płatności już minęły.

Następnie podejmij kontakt z kontrahentami i wyjaśnij przyczyny opóźnień.

Jeżeli firma ma istotne problemy z odzyskiwaniem pieniędzy, możliwe jest zastosowanie formalnych procedur dochodzenia należności, odpowiednich do konkretnego stosunku prawnego.

Ważne, aby nie traktować całej wartości wystawionych faktur jako gotówki, która na pewno pojawi się na koncie w przewidywanym terminie.

W prognozie finansowej lepiej uwzględnić realistyczne daty wpływów.

Czy kredyt lub faktoring mogą pomóc przetrwać słabszy sezon?

Finansowanie zewnętrzne może być rozwiązaniem w określonych sytuacjach, ale nie powinno zastępować analizy przyczyn niedoboru gotówki.

Trzeba odróżnić przejściowy problem z terminem wpływów od trwałej nierentowności działalności.

Jeżeli firma ma potwierdzone zamówienia i oczekuje na zapłatę od wiarygodnych kontrahentów, finansowanie należności może być jednym z rozważanych rozwiązań.

Jeśli natomiast sprzedaż od wielu miesięcy nie pokrywa kosztów, dodatkowe zadłużenie może jedynie przesunąć problem w czasie i zwiększyć przyszłe obciążenia.

Przed skorzystaniem z finansowania należy porównać całkowite koszty, harmonogram spłat, zabezpieczenia, warunki umowy i ryzyko związane z opóźnieniami.

Szczególnej uwagi wymagają sytuacje, gdy przedsiębiorca musi ustanowić zabezpieczenie na prywatnym majątku lub ponosi osobistą odpowiedzialność za zobowiązania.

Jeżeli firma nie potrafi wskazać wiarygodnego źródła przyszłej spłaty, samo pozyskanie dodatkowych pieniędzy nie rozwiązuje problemu.

Wybór konkretnego produktu finansowego powinien wynikać z prognozy przepływów i oceny ryzyka, a nie z obietnicy szybkiego dostępu do gotówki.

Jak zaplanować pracę zespołu, gdy zamówień będzie mniej?

Słabszy sezon często oznacza niższe wykorzystanie czasu pracy zespołu.

Nie musi jednak automatycznie prowadzić do redukcji zatrudnienia.

Jeśli przedsiębiorstwo ma stabilną sytuację finansową, okres mniejszej liczby zamówień można wykorzystać na szkolenia, poprawę procesów i przygotowanie działalności do następnego sezonu.

W firmie handlowej pracownicy mogą uczestniczyć w inwentaryzacji, reorganizacji magazynu lub aktualizowaniu kart produktowych.

W przedsiębiorstwie usługowym można uporządkować procedury obsługi klientów i przygotować nowe materiały ofertowe.

Trzeba jednak realnie ocenić, czy te działania przynoszą wartość, czy jedynie wypełniają czas.

W przypadku poważnego pogorszenia sytuacji finansowej konieczne może być przeanalizowanie organizacji pracy i kosztów zatrudnienia. Zmiany dotyczące wynagrodzeń, czasu pracy lub warunków umów muszą jednak pozostawać zgodne z przepisami i wymaganymi procedurami.

Pochopna utrata doświadczonych pracowników może spowodować dodatkowe koszty, kiedy firma ponownie zacznie otrzymywać więcej zamówień.

Najczęstsze błędy przedsiębiorców przed słabszym sezonem

Niektóre decyzje podejmowane w ostatnich tygodniach dobrego sezonu mogą zdecydować o kondycji firmy przez kolejnych kilka miesięcy.

Szczególnie ryzykowne są:

• Zwiększanie kosztów stałych po rekordowym miesiącu. Jednorazowy wzrost przychodów nie oznacza, że podobne wyniki utrzymają się przez cały rok.

• Brak rezerwy finansowej. Firma staje się uzależniona od terminowego otrzymywania wszystkich płatności.

• Nadmierne zatowarowanie. Gotówka zostaje zamieniona na produkty, które mogą długo pozostawać niesprzedane.

• Obniżanie cen bez liczenia marży. Większa liczba transakcji nie zawsze oznacza lepszy wynik finansowy.

• Całkowite zatrzymanie marketingu. Firma może utracić kontakt z klientami i trudniej odbudowywać sprzedaż.

• Ignorowanie opóźnionych płatności. Niewielkie zaległości mogą z czasem przerodzić się w poważny problem.

• Zbyt późne negocjowanie zobowiązań. Rozmowy z dostawcami lub właścicielem lokalu są często trudniejsze, gdy przedsiębiorstwo ma już zaległości.

Najważniejsze jest reagowanie na sygnały ostrzegawcze, zanim brak gotówki zacznie wymuszać decyzje.

Po czym poznać, że firma nie jest przygotowana na słabszy sezon?

Nie zawsze trzeba czekać na ujemne saldo rachunku bankowego, żeby zobaczyć zagrożenie.

Pierwsze sygnały często pojawiają się wcześniej.

Przykładowo firma regularnie przesuwa płatności wobec dostawców, mimo że nadal realizuje zamówienia. Właściciel zaczyna wykorzystywać prywatne środki na bieżące koszty działalności. Magazyn jest pełen towaru, ale wpływy maleją.

Innym sygnałem może być konieczność finansowania podstawowych wydatków kolejnymi zobowiązaniami bez jasnego planu spłaty.

Warto zwrócić uwagę również na marżę. Jeśli przedsiębiorstwo sprzedaje coraz więcej, ale po uwzględnieniu kosztów pozostaje mu coraz mniej pieniędzy, sam wzrost obrotów nie rozwiąże problemu.

Szczególnie niebezpieczna jest sytuacja, w której firma nie potrafi określić swoich płatności przypadających na najbliższy miesiąc.

Wtedy pierwszym krokiem powinno być uporządkowanie informacji finansowych, a nie uruchamianie kolejnej promocji.

Plan przygotowania firmy na słabszy sezon w 30 dni

Przygotowania można podzielić na cztery etapy. Taki plan nadaje się zarówno dla niewielkiej firmy usługowej, jak i przedsiębiorstwa handlowego, choć zakres działań trzeba dopasować do skali działalności.

Pierwszy tydzień: sprawdź rzeczywistą sytuację

Zbierz dane o sprzedaży i kosztach. Porównaj analogiczne okresy z poprzednich lat i ustal, które miesiące są najbardziej wymagające.

Drugi tydzień: przygotuj trzy scenariusze

Opracuj wariant bazowy, ostrożny i trudny.

W wariancie bazowym uwzględnij najbardziej prawdopodobną sprzedaż. W ostrożnym załóż niższe wpływy, a w trudnym dodatkowo opóźnienia płatności lub nieprzewidziane wydatki.

Sprawdź, kiedy w każdym z nich firma mogłaby potrzebować dodatkowej gotówki.

Trzeci tydzień: ogranicz ryzyko finansowe

Przeanalizuj zamówienia towarów, niewykorzystane abonamenty, większe inwestycje oraz terminy płatności.

Nie podejmuj wszystkich decyzji wyłącznie na podstawie wysokości wydatku. Sprawdź również, czy dana oszczędność nie obniży przyszłych przychodów.

Czwarty tydzień: przygotuj działania sprzedażowe

Zaplanuj kontakt z obecnymi klientami, ofertę dopasowaną do sezonu i działania, które mogą zwiększyć liczbę zapytań w kolejnych miesiącach.

Ustal również momenty, w których trzeba będzie ponownie przeanalizować budżet i podjąć dodatkowe decyzje.

Jak sprawdzić, czy firma jest gotowa na trzy słabsze miesiące?

Przed zakończeniem przygotowań odpowiedz na kilka konkretnych pytań:

1. Czy znam minimalne miesięczne koszty utrzymania działalności?

2. Czy potrafię określić, ile gotówki będzie dostępne za cztery, osiem i dwanaście tygodni?

3. Czy mam rezerwę na przewidywany niedobór wpływów oraz nieoczekiwane wydatki?

4. Czy znam produkty i usługi przynoszące najwyższą marżę?

5. Czy potrafię wskazać koszty, które można ograniczyć bez szkody dla podstawowej działalności?

6. Czy wiem, które należności mogą wpłynąć z opóźnieniem?

7. Czy mam plan utrzymania relacji z klientami i przygotowania sprzedaży na następny sezon?

Jeśli na kilka z tych pytań nie masz odpowiedzi, firma może być mniej odporna na spadek popytu, niż sugerują jej ostatnie wyniki sprzedaży.

Nie zawsze trzeba wprowadzać kosztowne rozwiązania. Często wystarczy uporządkować dane, ograniczyć niepotrzebne zobowiązania i odpowiednio wcześnie odłożyć część nadwyżki.

Kiedy słabszy sezon jest problemem, a kiedy naturalną częścią prowadzenia biznesu?

Sezonowość sama w sobie nie świadczy o słabej kondycji przedsiębiorstwa.

Firma może zarabiać przez kilka intensywnych miesięcy i wykorzystywać wypracowaną nadwyżkę do finansowania działalności przez pozostałą część roku. Taki model jest możliwy, o ile koszty i przepływy pieniężne zostały świadomie zaplanowane.

Niepokój powinien pojawić się wtedy, gdy każdy kolejny słabszy sezon kończy się większym zadłużeniem, zaległościami wobec dostawców albo koniecznością ratowania działalności prywatnymi pieniędzmi właściciela.

W takim przypadku problem może wykraczać poza zwykłą sezonowość i dotyczyć rentowności, struktury kosztów lub modelu biznesowego.

Jeżeli prognoza wskazuje realne zagrożenie niewypłacalnością, potrzebna jest szybka analiza z księgowym, doradcą finansowym lub specjalistą od restrukturyzacji. Odkładanie takiej rozmowy może ograniczyć dostępne możliwości działania.

Dobrze przygotowana firma nie musi osiągać wysokich przychodów przez dwanaście miesięcy w roku. Musi natomiast wiedzieć, jak finansować swoją działalność wtedy, gdy sprzedaż spada. Dlatego najważniejszą decyzją przed słabszym sezonem nie jest uruchomienie kolejnej promocji, lecz sprawdzenie przyszłych wpływów, kosztów i dostępnej gotówki. Dopiero na tej podstawie można rozsądnie zdecydować, co ograniczyć, w co nadal inwestować i jak przygotować firmę na powrót większego zainteresowania klientów.

Zobacz także

Jak zwiększyć dochody domowe — sprawdzone metody, które mają sens

Apartamenty na wynajem, dobrym sposobem na dochód pasywny.

Ile trzeba pieniędzy, żeby żyć z inwestycji? Ta liczba potrafi zaskoczyć bardziej niż wysokość wypłaty

Ubezpieczenie assistance za granicą — kiedy holowanie nie jest darmowe

Oszczędzanie na pierwsze mieszkanie – jak zacząć, co robić?

Ślad węglowy i jego wpływ na środowisko naturalne